אירועים עסקיים הינו שם כולל למגוון פעילויות אותן יכולה חברה לקיים עבור עובדיה או לקוחותיה. דוגמאות לפעילויות מסוג זה הן: כנסים, ועידות, השקות מוצרים, אירועי עובדים, קידומי מכירות וכדומה.
אירועים עסקיים יכולים להוות מקפצה משמעותית עבור חברה הן מבחינה כלכלית והן מבחינת מוניטין ולכן ישנה חשיבות רבה בבניה וניהול נכונים של ארועים מסוג זה.
בכדי לבנות באופן נכון אירועים עסקיים, יש לקחת בחשבון מספר משתנים חשובים אותם נפרט במאמר זה:
ראשית עלינו להבין מהי הסיבה לשמה אנו מקיימים את האירוע העסקי ומה ברצוננו להשיג:
- האם האירוע הוא עבור עובדי החברה למטרת גיבוש או על מנת לציין ולחגוג יעד שהושג?
- האם הוא עבור לקוחות החברה או על מנת למשוך לקוחות חדשים במטרה להשיק מוצר או שירות חדש?
- האם בכדי לקדם מוצר קיים בחברה או לספק מידע חדש ומשמעותי לחברה?
מבנה האירוע
לאחר שהוחלט הנושא ניתן לעבור למבנה של האירוע. כפי שנאמר בתחילה, אירועים עסקיים מורכבים ממאפיינים רבים ושונים אותם יש להחליט בעת בנייתם:
- האם עיקר האירוע הוא העברת מידע באמצעות מצגות והרצאות? או האם האירוע הוא בעל אופי של מסיבה?
הכנת רשימת מוזמנים
לרשימת המוזמנים חשיבות גדולה מכיוון שהם האנשים אשר עבורם האירוע נבנה.
כמות המוזמנים והסגנון המתאים עבורם היא זו שתקבע את רמת האירוע וכן את המטרות שאותן רוצה החברה להשיג לאחריו.
בבניית רשימת המוזמנים יש לכלול אנשי מפתח חשובים לחברה, לקוחות קיימים ופוטנציאליים, עובדי החברה, חברות עימן מתקיים שיתוף פעולה יומיומי וכן לקחת בחשבון את המתחרים בשוק ולהחליט האם נכון לכלול גם אותם.
מיקום האירוע
לאחר שהחלטתם מהו אופי האירוע ואת הכמות וסוג המוזמנים, עליכם לבחור מיקום אשר בו תקיימו את האירוע.
בבואכם לבחור את מקום האירוע, יש לקחת בחשבון מספר משתנים חשובים בניהם:
- מיקום גאוגרפי של המקום ועד כמה הוא יהיה נוח ונגיש עבור המוזמנים גודל המקום שיכיל בנוחות את כמות המוזמנים
- לוודא שיספק את כל דרישותיכם הן מבחינת אמצעים טכניים (מסך, מקרן, הגברה וכדומה) והן מבחינת אמצעים לוגיסטיים (שולחנות, כיסאות, תאורה מתאימה וכדומה).
תוכן האירוע
לאחר שסיימנו עם בחירת המוזמנים והמיקום וגם בחרנו את מבנה האירוע יש לבנות אותו לפרטי פרטים שכן התוכן המועבר הינו חשוב ביותר בכדי להשיג את מטרות החברה מהאירוע.
- במידה והאירוע הוא כנס או ועידה יש לוודא כי כל האמצעים הטכניים הנחוצים אכן קיימים וזמינים לשימוש, שסידור מקומות הישיבה יהיה מתאים ונכון עבור המוזמנים. כמו כן, יש לבחור מנחה אשר יוביל את הכנס וגם נואמים שהם אנשי מפתח אשר מכירים את נושא הכנס ונתפסים כמומחים על מנת לספק מידע שלשמו נערך האירוע מלכתחילה.
- אם בחרתם דווקא באירוע בעל אופי של מסיבה וודאו שאתם בוחרים מוזיקה המתאימה לקהל המוזמן ותקליטן אשר ידע לקרוא את הקהל נכון ולנווט בתוך האירוע על מנת לדאוג כל הזמן שהקהל נהנה ומפיק את המרב. כמו כן, יש לבחור בכיבוד ובר שתיה המתאים לאופי הקהל והמסיבה.
אירוע עסקי הבנוי נכון יסייע לחברה להשיג את מטרותיה ויהווה קרש קפיצה משמעותי עבורה.
"כמות המוזמנים והסגנון המתאים עבורם היא זו שתקבע את רמת האירוע וכן את המטרות שאותן רוצה החברה להשיג”
